home
 Wat is OST?
 
 
 

 

 

 

Wilt U meer weten
over de methode, neem dan kontakt
op met Gerard Muller

t: (0031) 030-2520486 email

 

.

...

.Open Space Technology  ...



|

...
Wat is Open Space Technology?

Open Space Technology (OST) is een nieuwe (werk)vorm voor grotere groepen, die over de hele wereld wordt toegepast. De methode is zeer effektief in het werken met groepen van ca 10-1000 personen met vraagstellingen die kompleks en toekomstgericht.

Open Space betekent een open ruimte. Een eenvoudige, maar krachtig raamwerk
schept de juiste kondities voor een dynamisch proces van diskussie en samenwerking.
Elke deelnemer draagt met zijn deskundigheidbij aan en heeft invloed op het eindresultaat

In OST zijn er vier principes:

De deelnemers zijn de juiste personen
Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
Het begint wanneer het begint
Als het voorbij is, is het voorbij

- en ÈÈn wet, de Wet van de Twee Voeten:

Als een deelnemers zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet geinspireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een produktiever gesprek te gaan.

Deze wet heeft onder meer tot gevolg, dat deelnemers die zichzelf graag horen praten, na 10 minuten alleen zijn - de anderen zijn vertrokken - , en dat de minder produktieve diskussies snel eindigen.

Geschiedenis

Harrison Owen beschreef Open Space Technology voor het eerst in de 80er jaren. Intussen zijn er duizenden facilitators over de gehele wereld opgeleid die de methode toepassen. In het nederlands-talig gebied is de methode al een kleine tien jaar bekend, maar wordt hij met name de laatste jaren vaker toegepast.

Harrison Owen kreeg het idee voor de methode na een konferentie, waar de deelnemers - hoewel zij tevreden waren - vonden dat het beste onderdeel van de konferentie de koffiepauze was geweest ! De Ècht belangrijke onderwerpen hadden zij ìtussendoorî besproken, en vaak met veel meer enthousiastme dan tijdens het officiÎle programma. Maar waaraan is eigenlijk het succes van de koffiepauze te danken ? Je praat over die dingen waarover je graag wilt praten, met de mensen met wie je wilt praten, en zolang als het nog interessant genoeg is ......... Open Space is dan ook een methode waarin de koffiepauze centraal staat - met behulp van een krachtige struktuur en enkele eenvoudige principes is de ìkoffiepauze geperfektioneerd, ook om op een gezamenlijk resultaat uit te kunnen komen.

OST is een methode die de kennis en ervaringen van deelnemers mobiliseert en waarmee grote groepen komplexe problemen in 1-3 dagen kunnen oplossen: Èn dag voor een oplossing in grote lijn, 2-3 wanneer een volledig uitgewerkt, gekordineerd en realistisch aktieplan de doelstelling is.

De capaciteit van een organisatie om komplexe vraagstellingen op te lossen ligt slechts ten dele bij het management, maar is veelal over een groot deel van de organisatie (of andere belanghebbenden zoals klanten en leveranciers). De beschikbare tijd om een vraagstelling op te lossen, maar ook om een draagvlak voor de oplossing te kreÎren wordt steeds korter. Daarom neemt de populariteit van Open Space toe als een methode om komplekse vraagstellingen waarbij velen betrokken zijn, snel op te lossen.

Filosofie

OST is een methode die ervoor zorgt dat grotere groepen binnen het gegeven raamwerk zich organiseren rond de belangrijkste themaís en een oplossing vinden.
Alle deelnemers nemen aktief deel aan het werken aan een oplossing voor vraagstellingen waarvoor de oplossing onbekend is.

OST heeft als uitgangspunt dat de deelnemers aan de bijeenkomst gemotiveerd en effektief aan een oplossing zullen werken, als de vraagstelling helder is en door hen belangrijk wordt gevonden en er een open ruimte is gekrÎerd waarbinnen zij zichzelf kunnen organiseren binnen een gegeven raamwerk. Alle deelnemers hebben invloed op de agenda en op het eindresultaat - een gegeven waarin zowel een kans als een verantwoording ligt voor elke deelnemer.

Randvoorwaarden voor Open Space

Er zijn uiteraard meerdere methoden voor het werken met grotere groepen en het is van belang de mehode te kiezen die in de gegeven situatie de juiste is. Indien aan de volgende vier voorwaarden is voldaan, is Open Space veruit de meest effektieve - en
wordt er niet aan voldaan, kies dan een andere methode .....

1. Er is een duidelijke vraagstelling die voor betrokkenen van groot belang is
2. De vraagstellling is kompleks: inhoudelijk, omdat verschullende deelnemers/
groepen een andere kijk of interesse hebben - of beide !
3. De oplossing is onbekend
4. Er is sprake van een zekere tijdsdruk

Welk resultaat kun je van Open Space verwachten ?

Er zijn drie soorten resultaat van een Open Space bijeenkomst:

Op inhoudsniveau worden de themaís die als het meest relevant worden geidentificeerd besproken, en aangezien vele groepen paralel werken, kan een groot aantal themaís worden behandeld in korte tijd. De konklusies van elk gesprek worden onmiddelijk in komputers ingetoetst en uitgeprint, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddelijk aan de slag kan gaan met konklusies.

Een tweede resultaat is dat de methode sterk netwerkbevorderend is. Deelnemers diskussiÎren met anderen met wie zij normaal geen kontakt zouden hebben, rond themaís die allen van belang vinden.

Ten derde is de bijeenkomst ìzelforganiserendî, en het effekt van de ervaring zeer effektief samen te werken aan een belangrijke vraagstelling is een krachtige stimulans voor motivatie en gevoel voor verantwoordelijkheid bij deelnemers. Een Open Space bijeenkomst inspireert vaak tot meer dynamiek en leren in de organisatie.

Hoe gaat Open Space in zijn werk ?

In ÈÈn voorbereidingsbijeenkomst:
- worden doel en centrale vraagstelling geformuleerd
- wordt vastgesteld wie worden uitgenodigd deel te nemen
- wordt een uitnodiging opgesteld die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling
zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het niet om een ìgewoneî
bijeenkomst gaat.

Een paar voorbeelden van recenbte vraagstellingen ?

ìOns bedrijf groeit explosief: hoe slagen we erin tegelijkertijd onze eigen ontwikkeling
en plezier in ons werk vast te houden ?î
ìwe moeten ons ziekenhuis sluiten, hoe doen we dat zo goed en zorgvuldig
mogelijk ?î
ìis onze beroepsgroep een uitstervende soort, of het beroep van de toekomst ?ì
ìWe hebben nu een nieuwe organisatiestruktuur: hoe zorgen we ervoor dat hij ook
werkt ?î
ìWij doen langer over produktontwikkeling dan de konkurrenten: hoe halveren we
onze ontwikkelingstijd ì
ìWat is een goede balans tussen werk en privÈleven, en hoe kreÎren we deze in
ons bedrijf ?î
ìHoe ziet de bibliotheek van de toekomst eruit, en hoe kreÎren we die ?î
ìHoe kunnen we landbouw, rekreatie, natuur en andere funkties in onze provincie
het best verenigen, en hoe werken we samen om dat te bereiken ?î

Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deelnemers in een grote kring zonder tafels. De gastheer, veelal de direkteur of voorzitter van het bestuur houdt een kort openingswoord om (1) kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren (2) de deelnemers om hulp te vragen bij het oplossen van deze vraagstelling (3) toe te zeggen, dat de resultaten van de bijeenkomst een belangrijke rol zullen spelen in het vervolgtrajekt.

De begeleider zorgt ervoor dat de deelnemers zich koncentreren, schept de open ruimte en legt de werkwijze uit. Deelnemers zetten vervolgens die themaís die zij het belangrijkst vinden op de agenda: het kunnen ideÎen, problemen, technische of praktische vraagstukken of oplossingen zijn - afhankelijk van wat voor elke deelnemer van belang is.

Wanneer de agenda af is, gaan deelnemers naar de agenda (die op flappen op de muur hangt) en besluiten aan welke diskussie zij willen deelnemen, en schrijven hun naam bij het betreffende thema. Vervolgens gaan alle groepen die zo zijn gevormd aan het werk.

Na afloop van alle diskussies en een afsluitend plenair gesprek eindigt de Open Space met het uitdelen van het verslag aan alle deelnemers, een verslag dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming en planning van follow-up aktiviteiten.

Als de bijeenkomst ÈÈn dag duurt, analyseert men in een kleinere groep, bijvoorbeeld een Management Team, de resultaten en plant follow-uop aktiviteiten voorzover dat nog nodig is.

In een Open Space van twee dagen gebeuren ordening van alle ideÎen en plannen, prioritering en het opstellen van aktieplannen met de gehele groep. Als er 2.5-3 dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflektie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd, of kan met implementatie op onderdelen worden begonnen.

De rol van de begeleider

Een ervaren Open Space begeleider is van groot belang voor het slagen van de bijeenkomst. Een eerste taak is ervoor te beoordelen of de methode geschikt is voor de vraagstelling. Een tweede om zorg te helpen dragen voor een goede uitnodiging en
een deelnemerslijst.

Tijdens de bijeenkomst zelf is de belangrijkste taak van de begeleider de open ruimte te scheppen en ervoor te zorgen dat deze open blijft, maar verder ìonzichtbaar maar zeer aanwezigî te zijn, zodat de deelnemers verantwoording voor het eindresultaat van de bijeenkomst houden, en niet de begeleider/leiding deze krijgt.

Een goede begeleider is dus essentiÎel - daarentege is slechts ÈÈn begeleider nodig, ongeacht de groepsgrootte.


Wilt U meer weten over de methode, neem dan kontakt op met Gerard Muller,
tel: (0031) 030-2520486, mailto:heptagm@knoware.nl

 

 

 

 

 

...