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Par Diane Gibeault,
praticienne de l'approche FORUM OUVERT (Open Space)
De nos jours, il n'est pas toujours facile de créer
un solide esprit d'équipe et de susciter
l'engagement au sein des organismes, qui sont de plus en plus
durement mis à l'épreuve. Il existe pourtant une
méthode éprouvée, la Technologie du Forum
ouvert, qui peut redonner aux individus un véritable sens
des responsabilités et, en fin de compte, améliorer
les bénéfices et le rendement de votre organisme.
Le Forum ouvert est reconnu comme une approche innovatrice
qui permet de tenir des réunions créatives et fructueuses.
C'est une manière simple et pourtant étonnamment
efficace d'organiser des réunions, que ce soit avec 10
ou 1000 personnes, et d'améliorer la communication. La
méthode permet d'aller plus en profondeur que la plupart
des autres démarches d'animation de groupe. La Technologie
du Forum ouvert insuffle une nouvelle vie aux individus, aux
réunions et aux organismes. Elle allie passion et responsabilité,
créativité et réalisme.
La méthode du Forum ouvert a été élaborée
au milieu des années quatre-vingts par Harrison Owen,
auteur de plusieurs livres sur la transformation dans les organisations.
Owen a appliqué ses travaux novateurs au sein d'organisations
sur tous les continents, des grandes corporations aux groupes
communautaires. De plus en plus connue, la Technologie du Forum
ouvert (Open Space Technology) favorise la transformation positive
au sein des organismes, augmente la productivité, inspire
des solutions innovatrices, améliore la communication
et accroît la coopération.
Souvent dans les réunions, les structures peuvent faire
obstacle aux choses qui importent vraiment. C'est souvent au
moment de la pause café que les gens discutent des «vraies»
choses et qu'ils vivent les meilleurs moments. Le Forum ouvert,
avec ses règles, ou plutôt ses principes peu nombreux
mais efficaces, crée le même genre d'atmosphère
où l'essentiel, c'est la communication franche et ouverte.
L'incertitude créée par le chaos «apparent»
engendre un climat propice à la créativité
et à l'ouverture, ce qui permet d'aborder les questions
essentielles et de donner une orientation plus claire.
Comment fonctionne
le Forum ouvert?
Sans ordre du jour et sans table
Assis en cercle, tous les participants et participantes
ont l'occasion de soulever et d'afficher au mur, les questions
qui leur semblent importantes, en fonction d'un thème
qui les interpelle. L'approche du Forum ouvert crée des
conditions qui portent les gens à prendre spontanément
des initiatives. Avec un objectif clair en tête, tous les
participants et participantes contribuent à l'élaboration
de l'ordre du jour au début de la rencontre et à
l'organisation de groupes auto-gérés. Un terrain
commun commence à s'établir.
Toutes les questions sont explorées
Dans le Forum ouvert, toutes les questions mises de l'avant
par les participants sont discutées. Il n'y a pas meilleure
motivation que de commencer par ce qui vous passionne. Tous ceux
et celles qui partagent cette passion, cet intérêt
ou cette préoccupation se rassemblent pour y travailler.
Une telle démarche facilite l'émergence de solutions.
De plus, l'environnement très rassurant favorise la communication.
L'apprentissage en équipe prend ici tout son sens. Les
bénéfices de la collaboration deviennent évidents.
Le potentiel pour un engagement réel augmente considérablement
puisque les participants se sont approprié la démarche
et la réflexion.
Autres résultats
Au terme de l'atelier, les participants et participantes
reçoivent un rapport écrit du travail accompli
par les groupes, ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué.
Il se crée ainsi des réseaux où la diversité
et la richesse d'expérience appuient et guident le cheminement.
Des priorités sont fixées, des plans d'action sont
élaborés et des groupes d'action sont organisés.
Tous repartent avec de nouvelles connaissances, un regain d'énergie
et le sentiment réel d'avoir progressé.
Ce que le Forum ouvert exige
Le Forum ouvert n'est pas une recette applicable à
toutes les situations. C'est une approche qui, par exemple, permet
d'explorer une question, de planifier pour l'avenir, de structurer
rapidement, de créer et consolider des équipes,
d'améliorer la communication et de redonner de l'énergie
à un organisme. Ne choisissez pas le Forum ouvert si vous
croyez déjà avoir la réponse à la
question. Puisque comme leader vous créez un espace propice
à l'initiative, vous devez être prêt pour
l'imprévu et être ouvert au changement. L'intention
doit être transparente, le thème de la rencontre
clair et la question d'intérêt réel. La Technologie
du Forum ouvert peut paraître simple en surface, mais il
est crucial de bien comprendre la philosophie qui la sous-tend
et d'assurer une préparation soignée avec l'organisme.
Qui fait appel au Forum ouvert?
Les petites entreprises, les grandes corporations, les
groupes communautaires et les gouvernements du monde entier ont
utilisé le Forum ouvert avec succès. Plusieurs
de leurs expériences ont été bien documentées
(Tales from Open Space, Harrison Owen, 1995). Ce qui caractérise
ces organismes, c'est qu'ils croient véritablement que
les gens sont leur plus importante ressource et qu'ils leur font
confiance. La Technologie du Forum ouvert n'est pas une formule
traditionnelle. Le Forum ouvert, ce n'est pas seulement un événement.
C'est une nouvelle façon d'être, de travailler,
de penser, de se réunir et de faire des affaires qui peut
se poursuivre bien au-delà de la rencontre. Pour un travail
plus énergique et plus créatif, il faut un climat
qui encourage l'initiative et l'apprentissage.
Diane Gibeault
est une consultante d'expérience dans les domaines de
l'animation et du changement organisationnel. Elle travaille
en partenariat avec Jacqueline Pelletier, qui, comme Diane, a
été formée par Harrison Owen, créateur
de l'approche du Forum ouvert. Elles sont membres du Open Space
Institute of Canada. Pour plus de renseignements, communiquer
avec : D. Gibeault & Associé.es-Associates Ottawa,
Canada (613) 744-2638, dgp@cyberus.ca
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