Författat av Michael Herman, översatt/justerat av Thomas Herrmann

Open Space-metoden är ett sätt att ge alla slags människor, i alla slags organisationer, möjlighet att skapa inspirerande möten och evenemang. Under de senaste 30+ åren har det också blivit tydligt att Open Space-metoden, som en medveten ledarskapspraktik, kan skapa inspirerade organisationer där vanliga människor arbetar tillsammans för att regelbundet åstadkomma extraordinära resultat.

I Open Space-möten, evenemang och organisationer skapar och driver deltagarna själva sin agenda av parallella arbetssessioner kring ett centralt tema av strategisk betydelse, till exempel: Vilken strategi, grupp, organisation eller gemenskap kan alla intressenter stödja och arbeta tillsammans för att skapa?

Med grupper på 5 till 2000+ personer – i endagsworkshops, tredagarskonferenser eller det vanliga veckomötet – blir resultatet ofta en kraftfull och effektiv förstärkning av det som redan pågår i organisationen: planering och handling, lärande och görande, passion och ansvar, delaktighet och prestation.

När och varför?

Open Space fungerar bäst när arbetet som ska göras är komplext, människorna och idéerna som är inblandade är mångfacetterade, passionen för att hitta en lösning (och potentialen för konflikt) är hög – och tiden att göra det egentligen var igår.

Det har kallats t ex passion inramad av ansvar, energin i en bra fikapaus, avsiktlig självorganisation, själ eller ande på jobbet, kaos och kreativitet, organisatorisk evolution, demokrati i praktiken – och ett enkelt, kraftfullt sätt att få människor och organisationer i rörelse, när och där det behövs som mest.

Och även om Open Space är känt för sin till synes bristfälliga struktur och sitt välkomnande av överraskningar, visar det sig att ett Open Space-möte eller en Open Space-organisation faktiskt är mycket strukturerad – men strukturen är så perfekt anpassad till människorna och arbetet att den blir osynlig i sin rätta roll: att stötta (inte hindra) det bästa arbetet.

Faktum är att de berättelser och handlingsplaner som vävs fram i Open Space i allmänhet är mer komplexa, mer robusta, mer hållbara – och kan röra sig betydligt snabbare framåt än vid expert- eller ledningsstyrda upplägg.

Hur fungerar det?

Open Space-möten börjar med en bred inbjudan att arbeta med något (stort) som verkligen betyder något. Vid den bestämda tiden samlas deltagarna i en cirkel, utan någon agenda på väggen. Programmet inleds med att deltagarna guidas till att skapa sin agenda. Sedan självorganiserar sig gruppen i mindre samtalsgrupper.

Initiativtagaren för varje samtalsgrupp ansvarar för att något dokumenteras från sin session. Rapporterna sammanställs omgående till en dokumentation som alla deltagare får en kopia av. Den innehåller alla samtalsgruppers rapporter och de omedelbara nästa steg som identifierats. Alla vet vad de själva behöver göra och vad de kan förvänta sig av andra.

Fyra principer och en lag

Vid mötets början förklarar en facilitator vanligen fyra (eller fem) principer och åberopar en lag. Dessa erbjuds som riktlinjer som gör självorganisering mer behaglig och produktiv, snarare än regler som måste följas.

Principerna påminner oss om hur vi kan förhålla oss till osäkerhet och överraskningar:

• Vilka som än kommer är rätt personer
• När det än börjar är rätt tid
• (Var det än sker är rätt plats)
• Vad som än händer är det enda som kunde ha hänt
• När det är slut är det slut

De två fötternas lag (även kallad ”Lagen om rörlighet”) säger: ”Du, och bara du, vet när du lär dig och bidrar så mycket som du kan.” Den påminner oss om att ”Om du befinner dig i en situation där du varken lär dig eller bidrar, använd dina två fötter, eller vad du nu använder för att ta dig runt, och ta dig dit där du kan lära dig och bidra mer.”

Nästan vad som helst är möjligt i en grupp som blivit riktigt bra på att leva efter dessa principer och maximera sitt eget lärande och värdeskapande.

Vad kommer att hända?

Vi vet aldrig exakt vad som kommer att hända när vi öppnar utrymmet för människor att göra sitt viktigaste arbete, men vi kan garantera dessa resultat när en grupp går in i Open Space:

1. Alla frågor som är mest angelägna för deltagarna kommer att lyftas.
2. Alla frågor som lyfts kommer att behandlas av de deltagare som är mest kvalificerade och kapabla att få något gjort.
3. På så kort tid som en eller två dagar kommer alla de viktigaste idéerna, samtalen, data, rekommendationer, slutsatser, frågor för vidare arbete och planer för omedelbara åtgärder att dokumenteras i en omfattande rapport – färdig, tryckt och i deltagarnas händer när de lämnar mötet. Alternativt görs materialet tillgängligt online.
4. När det är lämpligt och tid ges kan hela rapportens innehåll fokuseras och prioriteras på bara några timmar, även i mycket stora grupper (hundratals).
5. Efter ett evenemang kan alla resultat göras tillgängliga för hela organisationen eller gemenskapen inom några dagar, så att alla intressenter bjuds in till implementeringen – direkt.
6. Och… resultat som dessa kan planeras och genomföras snabbare än någon annan form av så kallad ”storgruppsintervention”. Det är bokstavligen möjligt att åstadkomma på dagar och veckor vad andra tillvägagångssätt tar månader eller år på sig att genomföra.

De goda nyheterna – och de dåliga – är att det fungerar. Goda, för att det får människor och arbetet i rörelse. Dåliga, för att det kan innebära att mycket kommer att bli annorlunda än tidigare. Efterlängtade saker kan dyka upp, oönskade saker försvinna – och ibland tvärtom. Men så är livet.

Kort sagt: Open Space ger liv tillbaka till organisationer, och organisationer tillbaka till livet.

Vad händer nu?

Den här webbplatsen är fylld med framgångssagor, praktiska resurser, kontakter och nätverk liksom andra goda och hjälpsamma inslag – alla med någon del av svaret på frågan:  ”Vad är Open Space?